幻し塾

幻し塾 第１話:共有フォルダは使うな！

こんにちは、ウェストフィールドの西野です。

「幻し塾」では、世間の常識とは少し違うけれど、確実に業務を効率化するためのパソコンの使い方を発信していきます。
この塾の名前の由来は、皆さんの業務が劇的に効率化した後、「これまでやってきた非効率な作業は、まるで幻のようだった」と言っていただきたいからです。

それでは、常識を覆す「幻し塾」へようこそ。

なぜ共有フォルダで整理してはいけないのか？

パソコンは非常に優れた装置ですが、本来「個人向け」であるこのコンピューターを組織で使うと、思いも寄らない問題が起きます。
その代表例が「ファイルを共有フォルダで整理しても、探しやすくならない」という現象です。
そもそも「整理」とは、ものを分類し、見つけやすくすることですが、ここには「整理する人」と「使う人」の2者が存在します。

• 整理する人： ものの特徴を見極め、共通点をもとにそれぞれの入れ物に分類する（ルールを決める）。
• 使う人： 入れ物の中身を見て、「どんなルールで分類されたか」を理解し、目的のものを探す。

現実世界で私たちが「中身の見える透明なケース」を好んで使うのは、この分類ルールを視覚的に伝えるためなのです。

しかし、共有フォルダは中身（ファイル）が見えません。 中身が見えないと、整理した人の分類ルールが使う人に伝わらないのです。共有フォルダへの整理は、いわば「中身の見えない段ボール箱」に書類を詰め込むようなもの。さらに階層構造が複雑になればなるほど、迷宮化して探すのが困難になります。

共有フォルダ自体は優れたソフトですが、ことファイルの整理においては「共有フォルダは使うな！」というのが幻し塾の結論です。

共有フォルダの代わりになる「本棚」という発明

「だったら、一体どうしたら良いの？」と思われる方は、ぜひ弊社のシステム「カミワザ」を用いてください。

カミワザは、本棚の形をしたファイルソフトです。ファイルを本（バインダー）に入れて本棚に整理する感覚で、電子ファイルをまるで紙の書類のように扱うことができます。見た目も使い方も現実の「本棚」そのものなので、直感的に使いやすいのが特徴です。

なぜ「本棚」なのか。それは、本棚こそが書類を整理するために作られた発明品だと考えているからです。

関連する書類を一つの本（バインダー）にまとめ、中身が一目でわかるように背表紙にタイトルを書く。そして、タイトルが書かれた本を本棚に整列させる。これにより、「どの本棚に、どんな本が入っているのか」が誰でも直感的にわかります。 この構造自体が「中身の見える入れ物」の役目を果たし、整理した人のルールや意図が、次に使う人へ明確に伝わるのです。

本棚の最大の利点は、一目見ただけで探す場所の見当が付くことです。これは「いつ、誰が整理したか」には左右されません。極端に言えば、何百年前に整理された本棚であっても見当がつきます。 つまり、本棚型のシステムを取り入れることで、現在の職場の同僚との「横の情報共有」が容易になるだけでなく、世代や時代を超えた「縦の情報共有」も可能になるのです。

とはいえ、「本棚の形をしたファイルソフトなんて見たことも聞いたこともない」という方が大半でしょう。最初はかなりの違和感を持たれるかもしれません。 しかし、パソコンのルーツを知っていただければ、その違和感はきっとなくなるはずです。

パソコンのルーツから紐解く「使いにくさ」の原因

ここで少し、パソコンの歴史を振り返らせてください。

パソコン誕生の立役者といえば、なんといってもスティーブ・ジョブズとビル・ゲイツです。ヒッピー世代で同学年だった彼らの原動力は、当時世界のコンピューター市場を牛耳っていた巨人・IBMへの「反抗心」だったと言われています（当時の様子は、マルコム・グラッドウェルの著書『天才！成功する人の法則』に詳しく書かれています）。

彼らは「高価で巨大なコンピューターではなく、個人が所有できる安価なコンピューターを作りたい」と願いました。

そうして誕生した「個人向け」のパソコンですが、ふたを開けてみれば、世界中の組織（企業や役所）がこぞって導入し、爆発的に売れました。 これにはジョブズやゲイツも戸惑ったはずです。なぜなら、初期のパソコンには組織に必要な「情報共有」の概念も機能も備わっていなかったからです。

個人用ツールを組織で使うことの限界

組織での利用ニーズに急遽対応するため、後付けで開発されたのが「共有フォルダ」でした。しかし、削除したファイルが簡単に復元できない当時の仕様などは、どこか「やっつけ仕事」のような印象を受けるものでした。

本来、組織で情報を共有するには、従来の大型コンピューターのように「一つのデータベースに複数の端末が接続する構造」が適しています。しかし、パソコンは情報を「ファイル」という単位で保存・管理します。

個人利用ならまだしも、組織単位になればファイル数は数千、数万と膨れ上がります。 ある市役所の調査では、「パソコン導入によって効率化したはずの時間が、ファイルを探す時間の増加によって完全に相殺されてしまった」という衝撃的な結果も報告されているほどです。

組織のための新たな仕組みづくり

私たちが「パソコンは使いづらい」と感じたとき、その根本的な原因の最上流には「個人向けのコンピューターを、組織で無理やり流用しているから」という事実があります。

だからこそ、組織でパソコンを効果的に使うためには、新たな仕組みや使い方の工夫が不可欠なのです。弊社がご提案するシステム「カミワザ」も、その仕組みづくりの一つです。

具体的な使い方の工夫については、次回詳しくお話ししましょう。

次回予告：第２話「パソコンは個人で管理するもの、という勘違い」

どうぞお楽しみに！

幻し塾 第２話：「パソコンは個人で管理するもの」という勘違い

こんにちは、ウェストフィールドの西野です。

「幻し塾」では、世間の常識とは少し違うけれど、確実に業務を効率化するためのパソコンの使い方を発信していきます。 この塾の名前の由来は、皆さんの業務が劇的に効率化した後、「これまでやってきた非効率な作業は、まるで幻のようだった」と言っていただきたいからです。

それでは、常識を覆す「幻し塾」へようこそ。

あるプレゼンでの出来事：「ファイル整理」への静かな反抗

会社のパソコンは「個人で管理するもの」——皆さんもそう思っていませんか？ 実は、ある会社へ弊社システム「カミワザ」の説明に伺った際、この使い方が明確な「誤り」であることに気づかされる出来事がありました。

その時の様子をご紹介します。 会場に入ると、10名ほどの若くやる気に満ちた社員の方々が集まっていました。しかし、どうも空気が重いのです。 静まり返る室内からは、「我々はすでにしっかりファイル管理をしている。なぜそんな新しいソフトを使わなければならないのか」という声なき反発がヒシヒシと伝わってきました。

彼らは明らかに、カミワザの導入（＝全体でのファイル整理）に反対していました。私は少し戸惑いましたが、思い当たることがあったため、少し話題を変えて語りかけました。

書類整理には「イエス」と言えるのに、なぜファイルは拒むのか？

「皆さんはこのソフトの導入に反対のようですね。ところで、辞書で『会社』と引くと**『利益を得るための集合体』**とあります。皆さんは利益を得るために今ここにいて、社長はそのリーダーです。

今回、社長は『ファイルを探すのに時間がかかっているから、カミワザを使って整理し、効率化しよう』と判断しました。 皆さんが反対するのは、『整理しても効率化しない（社長の判断が間違っている）』と考えているからでしょうか？ それとも、『効率化するかもしれないが、やりたくない』と考えているのでしょうか？

私は後者だと思っています。しかし、不思議です。皆さんは、社長から『倉庫の書類が乱雑だから本棚に整理してくれ』と指示されたら、すぐに『イエッサー！』と飛び出していくような、やる気に満ちた方々に見えます。

パソコンのファイルは、紙の書類や図面が姿を変えただけで、情報としては全く同じものです。 それなのに、なぜ『書類の整理は良いが、ファイルの整理はダメ』となるのでしょうか？ どなたか、明確な理由を説明できる方はいらっしゃいますか？」

このように問いかけたことで、真の問題点が表面化しました。 彼らが反対していた理由は、「パソコンは個人で管理するものだから、他人が介入して全体で整理するような共同作業はできない（すべきではない）」と思い込んでいたからです。

組織において、情報を抱え込まずに「報・連・相」を行い、ファイルを整理して業務を効率化することは、ごく普通のことです。しかし、彼らは「現在のパソコンの使い方」に縛られすぎて、その当たり前のルールに気づけなくなっていたのです。

会社が「個人事業主の集まり」に変わる恐怖

パソコンは情報処理装置です。これを「個人管理」にするということは、情報処理を完全に個人化させることを意味します。 これが組織の共同作業と相反するため、社内に歪みが生じます。

• 組織の情報が各自のパソコンに分散する
• 一人一人が情報を抱え込む文化が形成される
• 担当者が欠勤しただけで、業務が完全にストップしてしまう

外部から見れば、担当不在で業務が滞る組織は「劣化した」ように見えるかもしれません。しかし、これは劣化ではありません。パソコンの使い方を誤った結果、組織がただの「個人事業主の集まり」に成り下がってしまっただけなのです。

前回（第１話）で、「パソコンが使いづらい根本原因は、個人向けのコンピューターを組織で無理やり流用しているからだ」とお伝えしました。 組織を個人事業主の集まりに変えてしまう諸悪の根源こそが、「パソコンは個人で管理するもの」という思い込みなのです。

「パソコン＝個人管理」は90年代アメリカの家庭のルーツ

では、なぜ私たちはそのような使い方を「常識」だと思い込んでしまったのでしょうか。それは、約30年前のアメリカの一般家庭にルーツがあります。

90年代、Windowsの普及に伴い、パソコンの起動時に「パスワード」が求められるようになりました。当時パソコンはまだ高価で、「1台のパソコンを家族でシェアする」ための機能でした。 お母さんのアカウントでログインすればお母さんのパソコンになり、子供のアカウントなら子供のパソコンになる。たとえ親子であっても互いのプライバシーは侵害しないという、アメリカ特有の文化や習慣を反映した仕組みです。

これに触れた日本のユーザーは、「他人のパソコン（アカウント）を勝手に操作してはいけない」「パソコンは個人で管理するものだ」と学び、それをそのままオフィスの正当な使い方だと勘違いしてしまったのです。

組織活動を円滑にするためのパソコンへ

家庭での使い方が、そのまま組織の使い方になってしまった現在。 しかし、私たちがパソコンを導入した本来の目的は「業務の効率化」です。それならば、組織活動をより円滑に機能させるための使い方にシフトしなければなりません。

それはつまり、「情報の共有を効率的に行うこと」であり、「上司がチームの情報を集約・把握しやすくすること」です。私たちが開発した「カミワザ」も、まさにファイルのやり取りを円滑にし、属人化を防ぐために作られた仕組みです。

今回の幻し塾の結論。 「『パソコンは個人で管理するもの』という常識は、単なる勘違いである」

次回はいよいよ最終章。具体的にどのようにすれば業務を劇的に改善できるのか、その核心に迫ります。

次回予告：第３話 最終章「業務改革は、まるごと意識改革」

どうぞお楽しみに！

幻し塾 第３話 最終章：業務改革は、まるごと意識改革

こんにちは、ウェストフィールドの西野です。

「幻し塾」では、世間の常識とは少し違うけれど、確実に業務を効率化するためのパソコンの使い方を発信してきました。 いよいよ最終章となる今回は、業務効率化の最大の壁である「意識改革」についてお話しします。

パソコンの「個人管理」が組織を分断する

第2話で、パソコンを個人管理することが、会社を「個人事業主の集まり」に変えてしまうとお伝えしました。

本来、組織とは業務を効率化するための「仕組み」であり、パソコンもまた業務を効率化するための「道具」として導入されました。 双方が効率化を目指しているはずなのに、なぜ歴史ある組織活動のルールが、ぽっと出のパソコンに負けてしまったのでしょうか？

個人管理を許したことで、組織活動に不可欠な「情報の伝達や共有」が滞るようになりました。その結果、「個人の作業は効率化したが、組織全体の業務には支障を来す」という皮肉な事態が起きているのです。

異常だった「パソコン優遇」の歴史

これを解決するには、経営トップから現場の使用者まで、これまでの「パソコンとの関係性」を根本から見直す必要があります。

少し歴史を振り返ってみましょう。 パソコンが登場する前、職場には「電卓」が登場し、そろばん時代から劇的な効率化をもたらしました。しかし当時の電卓は高価だったため、「部署に1台」をみんなで使い回していました。費用対効果を考えれば、シェアするのが当然だったからです。

パソコンも本来、使い回した方が効率的な場面は多々ありました。しかし、「パソコンは個人が管理するもの」という勘違いから、最初から1人1台が与えられました。 業務で使うパソコンには、他人に絶対見られては困るようなプライバシー情報など入っていないはずなのに、私たちは「他人のパソコンを操作してはいけない」というルールを忠実に守り、パソコンをまるで特別なお客様のようにもてなしてきたのです。

道具が人を選別する時代からの脱却

私たちがここまでパソコンを特別扱いしてしまった背景には、登場時の「異常な熱狂」があります。

当時の人々にとって、コンピューターは夢の技術でした。ライト兄弟の飛行機を初めて見た人々が空に憧れたように、誰もが最先端のパソコンに畏敬の念を抱いたのです。 本来、道具は「人が評価するもの」です。しかしこの時ばかりは、「パソコンができないと就職できない」「パソコンを覚えられないと会社にいられない」と、道具が人を選別するという歴史的にも稀な事態が起きました。

その結果、私たちはパソコンに対して「道具を評価する目線」を失ってしまったのです。

私がここで言う「意識改革」とは、パソコンを「単なる不完全な道具に過ぎない」とあえて見下す（客観視する）視点を持つことです。そうしなければ、個人向けの道具を組織のために役立てることはできません。

「パソコンのせい」にして責任を逃れる現代の弊害

今の若い世代は、パソコンを特別なものとリスペクトしているわけではありません。しかし、当時の「パソコン優遇の関係性」という負の遺産は、形を変えて引き継がれています。

例えば、バックアップを取らずにパソコンが壊れ、ファイルをすべて消失してしまった人が、あまり困った様子を見せないことがあります。大惨事のはずなのに、なぜでしょうか？

これは、「覚えめでたいエリート上司（＝パソコン）」と「リストラされそうな部下（＝使用者）」の関係に似ています。 エリート上司が重大なミスをして失脚しても、部下は困りませんし、責任も感じません。これと同じように、評価の高いパソコンが壊れても、使用者は「パソコンがやったことだから仕方ない」と責任を感じないのです。

最近の若いシステム担当者が「共有フォルダの管理が上手くいかない」と早々に諦めてしまうのも、「我々はやるべきことをやりました。あとはパソコンの仕様ですから仕方ないですよね」という意識の表れです。

パソコンが普及して四半世紀。未だにこの力関係が引き継がれていることは、組織にとって決して好ましいことではありません。

カミワザが引き起こす「絶好の衝突」

この「幻し塾」を読んで、意識改革の必要性を感じてくださる方もいるかもしれません。しかし、それを同僚に迫っても、考えを変えさせるのは至難の業です。 なぜなら、誰もが「今の使い方が常識であり、真実だ」と信じ込んでいるからです。

意識改革は、業務効率化において最も難易度の高いミッションです。 概念を言葉で伝えるだけでは何も変わりません。しかし、弊社が提供するシステム「カミワザ」は、このミッションを実現する強力なツールとして機能します。

カミワザを導入する際、「みんなでファイルを共有の本棚に整理しましょう」と説明すると、必ず現場から猛反発が起きます。この反発こそが、「パソコンは個人で管理するもの」という潜在的な問題が表面化した瞬間なのです。

具体的なルールを強いたときに生まれる「衝突」は、意識改革を行う絶好のチャンスです。 今の社員にとっては「常識の否定」という痛みを伴うかもしれませんが、次の若い世代にとっては「みんなでファイルを整理する」ことが当たり前の常識となり、苦しさとは無縁の効率的な組織へと生まれ変わります。

おわりに

もし、この「一番難しい意識改革のミッション」が自社の手には余るとお考えでしたら、ぜひ当社に意識改革セミナーをご依頼ください。私が直接御社へ伺い、現場の意識を変えるお手伝いをさせていただきます。

全３回にわたる「幻し塾」で、私の腹の中にある思いをすべて吐き出させていただきました。常識を否定する内容ゆえに、不快な思いをされた方がいらっしゃいましたらお詫び申し上げます。

しかし、この意識改革が進めば業務は必ず円滑になり、皆様の組織の未来に劇的な良い変化をもたらすと確信しています。 パソコンとの関係を見直し、皆様の組織がさらに発展することを心よりお祈り申し上げます。 最後までお読みいただき、本当にありがとうございました。

令和8年8月 ウェストフィールド株式会社 代表 西野晴仁

幻し塾 番外編：カミワザのご紹介

こんにちは、ウェストフィールドの西野です。

「幻し塾」では、世間の常識とは違っても「確実に業務が効率化する」と私たちが信じる情報を発信してきました。これらをお読みになり、弊社のファイル管理システム「カミワザ」に少しでも興味を持っていただけたなら、これ以上の喜びはありません。

この番外編では、「カミワザは本当に使えるのか？」といった皆様の具体的な疑問に、順を追ってお答えいたします。

疑問で紐解く「カミワザ」の全貌

Q. カミワザの仕組みはどうなっているの？

カミワザの最大の特徴は「フォルダに代わって、本棚の形をしていること」ですが、裏側のシステムは「クライアント・サーバーシステム」という堅牢な仕組みで動いています。

「サーバー」とは提供するという意味です。ビアサーバーがビールを提供するように、カミワザのサーバーはネットワークを通じて、手元のパソコン（クライアント）に本棚とファイルを提供します。 サーバーパソコンとクライアントパソコンを設定して通信が行えるようになれば、従来の大型コンピューターのように「一つの確実なデータベースを複数の端末で利用する仕組み」が完成します。

通常、この構築には高価なWindows Serverなどが必要ですが、カミワザは普通のパソコン（Windows Professionalエディション）をサーバーとして利用可能です。 例えば、部長のノートパソコンをサーバーにし、その本棚に部員全員がアクセスするといった使い方ができます。もちろん部長自身も、これまで通り自分のパソコンとして作業が可能です。 （※大組織の場合はネットワークの負荷を考慮し、部署ごとにサーバーを構築する「セクションネットワーク」をお勧めしています） なお、パソコンをサーバーにする場合は、万が一の故障に備えて外部ハードディスクへの定期バックアップ設定を必ず行い、安全を担保します。

Q. 本棚や本の数が増えすぎて、探すのが難しくならない？

ご安心ください。カミワザは「パソコン使用者ごとに、その人に必要な本棚だけを表示させる」仕組みです。

営業部が経理部の情報を必要としないように、業務に必要な情報は部署単位で完結することがほとんどです。そのため、画面に表示されるのは「自分の所属部署の本棚」と「その他必要と思われる数個の本棚」のみとなり、一人一人にとって常にシンプルで使いやすい状態が保たれます。

Q. 運用に専門の技術者（管理者）は必要？

管理者は必要ですが、専門知識は一切不要です。 直感的に設定できるため、外部にアウトソースしたり専門の技術者を雇う必要はありません。普段、普通にパソコンを使える方であれば十分に管理可能です。

Q. 価格・ライセンス体系は？

カミワザの価格体系は以下の通りです。（※IT導入補助金の対象ツールです。詳しくは販売店様にご相談ください）

• サーバーシステム： 1台 120,000円
• クライアントシステム： 50,000円 ／ 同時接続数

【同時接続数とは】 カミワザのソフト自体は、社内のパソコン何台にインストールしても構いません（1,000台でも可能）。契約数が「2台（2ライセンス）」の場合、同時に使えるのが2台までとなります。誰かが使用を終了すれば、別の人が使える仕組みです。想定される「同時に使う人数」に合わせてご契約ください。 （※クライアント数が30台以上のお客様には割引がございます。別途お見積もりいたします）

Q. 導入後のサポート体制は？

山梨県南アルプス市に専門のサポートセンターを設置しており、リモートでのインストール、設定、使い方指導を行っています。

• 年間サポートサービス加入者： リモートサポート無料
• スポット利用： 20,000円／時間
• 現地訪問サポート（※ネット環境がない場合など）：
  • 山梨県内： 1日 50,000円
  • 他県（離島除く）： 1日 100,000円（旅費交通費込）
  • ※複数日滞在した場合は日数分が加算されます。（消費税別）
• 保守サービス費用（年契約）： サーバー 26,000円／年、クライアント 1,000円／1台・年 （※ヘルプデスク、バージョンアップ、不具合時のリモート対応を含む。30台以上は別途見積もり）

Q. カミワザならではの特徴・強みは？

ファイルの整理に特化しているのはもちろんですが、サーバー管理の強みを活かし「ファイルを不用意に消失させない」のが最大の強みです。

• データ保護： 誤って削除しても復元可能。上書きによる元ファイルの消失も防ぎます。
• 排他処理： ファイルの種類を問わず、誰かが編集中は他の人が編集できないようロックをかけます。
• プレビュー機能： 本に格納したファイルは印刷イメージでプレビュー可能。Illustratorなどのプレビューが出ないデータも、ファイルの重ね合わせ機能で確認できます。
• ペーパーレス化： スキャナー機能を実装しており、卓上スキャナや複合機と接続してすぐにペーパーレス化が始められます。「電子化すると探せなくなる」という心配は、本棚構造のカミワザには無用です。

Q. 実際の「お客様の声」を聞かせてください。

あるユーザー様の工場に、私の知人が訪問した時のことです。 画面にカミワザが映っていたため「そのソフト、使えますか？」と聞いたところ、「これがなければ会社が回りませんよ」と即答されたそうです。

後日、その会社のシステム部長様にお話を伺いました。 本社にサーバーを置き、工場とはVPNで接続。最初はミルシート（鋼材検査証明書）の管理用でしたが、今では本社の通達書類をPDFにして本（カミワザ）に入れるようになり、「全員が1日1回は必ずその本を開く」という習慣が根付いたそうです。 ある日、工場スタッフのパソコンが壊れデータを消失しかけた際、カミワザに保存していたため無事だったことがあり、そこから自然発生的に全員が使うようになったとのこと。 「パソコンが苦手な年配の退職者でも、カミワザだけは使えた」という嬉しいお言葉もいただきました。

Q. 導入時の注意点はありますか？

「既存の共有フォルダのデータを、すべてカミワザに移したい」と考える方が多いのですが、あまりお勧めしません。 共有フォルダは構造が複雑化していることが多く、それを一つずつ調査して移行するのは膨大な労力がかかります。 「運用をスタートする日を決め、その日から新しいファイルを中心に整理していく」のがベストです。最初は少なくても、1年、2年と経つうちに、必ず部署にとってかけがえのない価値ある本棚へと育ちます。

カミワザ 導入・運用のステップ

カミワザの運用は、以下の手順でスムーズに開始できます。

1. ご相談・ご購入 弊社、または販売店様にご相談ください。技術者が想定する運用方法をヒアリングし、お見積書を作成します。ご納得いただいた上で必要な数のライセンスをご購入いただきます。

2. カミワザ担当者の選出 御社内の窓口となる担当者を決めていただきます。日常業務は「バックアップの確認」と「アクセス権限の管理」です。トラブル時のご相談もこの方を中心に行います。

3. 保管ファイルの拾い出しと「本棚」の設計（※重要） 事前に「何を整理するか」を洗い出します。部署で本当に共有・保管が必要なファイル（対外的な書類、再活用できるもの、法定保管書類など）は意外と少ないものです。 洗い出し後、「どんな本棚を作り、どんな名前の本に収めると使い勝手が良いか」を皆様で相談して設計します。これがお客様独自のノウハウとなります。

4. インストール・設定・指導 現地訪問、またはリモートで担当者様と協力してセットアップを行います。使い方はまず担当者様に習得していただき、その後、社内の皆様へレクチャーしていただきます。

5. 期日を決めて運用スタート 全員にユーザー名とパスワードを付与し、アクセス権限を設定。準備が整った段階で「この日からカミワザに整理する」とアナウンスし、運用を開始します。入れる場所（本棚と本）が明確なので、迷わずスタートできます。

6. ご要望とカスタマイズ カミワザは今後も進化を続けます。御社の業務に合わせた独自の機能追加（カスタマイズ）も可能ですので、ぜひお気軽にご要望をお寄せください。

カミワザ・サポートセンター（営業時間：9:30～12:00 ※土日祝・GW・夏季・冬期休暇を除く）

ウェストフィールド株式会社 〒400-0201 山梨県南アルプス市市上高砂530番地
TEL: 055-285-5229 FAX: 055-285-6656
皆様の組織の業務改革を、カミワザが全力でサポートいたします。何卒よろしくお願い申し上げます。